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Beschaffung – so gibt es mehr fürs Geld

Onlineshopping von Verbrauchsmaterialien verspricht weniger Aufwand und Kosten. Aber im Einkauf spielen auch Service und Vertragsdetails eine große Rolle. Oft ist der Bezug über Verbundgruppen oder vom Händler vor Ort immer noch die beste Wahl.

Text: Harald Klein


Alexander Buschle hält die SDN Präzisionstechnik GmbH auf Expansionskurs. Ein Umsatzplus von 25 Prozent meldete der Zulieferer der Automobil-, Maschinenbau-, Medizintechnik- sowie Luft- und Raumfahrtindustrie für 2015. Rund 30 eigene Mitarbeiter beschäftigt der Betrieb im württembergischen Denkingen. Dazu kommen 15 behinderte Beschäftigte der Lebenshilfe Rottweil, mit der SDN kooperiert. Gefertigt wurden im vergangenen Jahr federnde Druckstücke im Wert von rund 3,8 Millionen Euro. Damit im Kerngeschäft alles reibungslos funktioniert, investiert der Firmenchef kräftig, etwa in ein vollautomatisches Lagersystem, um schneller liefern zu können.

Vorsicht bei teuren IT-Anlagen

An anderer Stelle schaut der Maschinenbaumechanikermeister dafür auf jeden Cent. Der Einkauf einfacher Verbrauchsgüter läuft bei SDN digital. „Büroartikel wie Papier, Stifte oder Klammern bestellen wir online, Firmengeschäftspapier ebenfalls“, erklärt Buschle. „Das ist bis zu 30 Prozent billiger als vor Ort.“ Noch mehr spart er bei Papiertüchern, Handwaschseife oder Pflaster – hier liegt der Onlinepreis bis zu 60 Prozent unter dem im stationären Handel. Selbstzweck sind Kostensenkungen aber nicht, entscheidend ist für Buschle das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis. Rechner, Drucker oder Server etwa ordert er nicht via Internet, sondern beim Spezialisten vor Ort mit einem Leasing- und Wartungsvertrag über drei Jahre. „Hier ist der Preis zweitrangig“, betont der Unternehmer. „Wichtiger ist eine ständige Verfügbarkeit der EDV, weil wir vollständig digitalisiert sind und ein Rechnerausfall für uns Betriebsstillstand bedeutet.“

Trotz dieser Einschränkung: Einen Großteil der Büroartikel und Verbrauchsgüter beschafft die SDN Präzisionstechnik GmbH online. Damit befindet sich der Mittelständler in guter Gesellschaft. Der E-Commerce-Markt boomt, stellte der Handelsverband Deutschland unlängst fest – auch wegen einer steigenden Zahl von gewerblichen Kunden, die sich attraktive Preise früher eher über Einkaufsverbund, Genossenschaft und spezielle Firmenkundenkarten im Großmarkt sicherten. Für 2015 erwartet der Internethandel einen Umsatz von 42 Milliarden Euro.

Allerdings sollte jeder Firmenchef gut überlegen, wie sehr er auf Onlinebeschaffung setzt. „Dabei gilt es, nicht nur auf den Preis zu schauen“, betont Astrid Auer-Reinsdorff, Vorsitzende der Arbeitsgemeinschaft IT-Recht im Deutschen Anwaltverein. „Unternehmer haben weniger Rechte als Verbraucher und können in teure Vertragsfallen tappen.“ Stichwort Widerrufsrecht: Verbraucher können online bestellte Ware ohne Angabe von Gründen innerhalb von 14 Tagen zurücksenden, Firmenkunden nicht. „Manche Händler gewähren zwar ein sogenanntes Rücknahmerecht, um für Gewerbekunden attraktiv zu sein“, weiß Auer. Die Frist beträgt dann 14 bis 30 Tage. Im Unterschied zu Privatleuten könnten Unternehmer ein Produkt aber nicht auf Tauglichkeit und Gefallen prüfen: „Sie dürfen die Ware nur einwandfrei und unbenutzt zurückgeben.“

Weniger Recht für Unternehmer

Lediglich bei Mängeln ist Firmenkunden eine Rücksendung der Ware ohne die entsprechende Klausel erlaubt, dann allerdings müssen sie sich beeilen: „Unverzüglich nach Ablieferung durch den Verkäufer“, so heißt es im Paragraf 377 Handelsgesetzbuch, müsse eine Lieferung untersucht, ein sofort erkennbarer Mangel beim Verkäufer gemeldet und eine Minderung des Preises oder eine Rückgabe verlangt werden. Konkret bedeutet das: Der Abnehmer muss äußerlich beschädigte Lieferungen sofort zurück- und auf Mängel binnen zwei bis drei Tagen hinweisen. Nur ein im Gebrauch entdecktes Problem kann noch in der Verjährungsfrist von zwei Jahren moniert werden. Für Firmenkunden allerdings dürfen Verkäufer diese Frist auf ein Jahr halbieren. Nur der genaue Blick in die AGB des Onlineshops kann also vor einer teuren Überraschung schützen. Bei IT-Anlagen gibt es einen weiteren Trick: Die Risiken lassen sich hier minimieren, indem Hard- und Software zusammen gekauft wird. „In diesem Fall haftet der Lieferant dafür, dass die Anlage insgesamt funktioniert“, erläutert Expertin Auer. „Die in der Praxis häufige Schuldzuweisung zwischen Hardware- und Softwareanbieter funktioniert dann nicht.“

Einkauf im Verbund geht immer

Wer sich weder mit rechtlichen und technischen Details noch mit Preisrecherchen im Internet beschäftigen will, sollte weiter auf den gemeinsamen Einkauf setzen. Spezielle Plattformen wenden sich an Mittelständler, die in verwandten Branchen operieren oder große Mengen ähnlicher Produkte benötigen. Über die EMV-Profi Systemzentrale GmbH & Co. KG im ostwestfälischen Lage etwa, führende Verbundgruppe für selbstständige Unternehmer der Heimwerkerbranche, bündeln gut 360 Baubetriebe sowie Bau- und Gartenmärkte ihre Bestellungen. Der gemeinsame Einkauf samt Beratung beispielsweise zur Preisgestaltung und Werbung vor Ort durch die Zentrale verschafft ihnen günstigere Konditionen bei Produkten und Dienstleistungen sowie Know-how für das Alltagsgeschäft.

Beratung gehört zum Konzept

Generell sind vor allem genossenschaftlich organisierte Einkaufs- und Kooperationsgemeinschaften sehr gefragt, die dem Mittelstandsverbund in Berlin angehören, früher als Zentralverband Gewerblicher Verbundgruppen (ZGV) bekannt. Die Gruppen sind in fast 50 Branchen aktiv, dazu zählen im Handel Rewe und Edeka, im Handwerk Bäko oder Dachdeckereinkauf sowie im Dienstleistungsbereich DATEV.

Die angeschlossenen Betriebe setzen 490 Milliarden Euro um. „Kooperation bedeutet weit mehr als günstigen Einkauf“, betont Ludwig Veltmann, Hauptgeschäftsführer des Mittelstandsverbunds in Berlin. „Heute ist Multichannel das Stichwort: Warenbezug, Präsentation, Gestaltung der Verkaufsräume und umfassende Beratung gehören zum gesamtheitlichen Konzept.“ Bei Bäko, der Verbundgruppe für Bäcker und Konditoren, gibt es neben Backmitteln den energieeffizienten Backofen, die passende Ladenausstattung sowie das richtige Reinigungsmittel. „Auch bei den zunehmend strengeren Lebensmittelvorschriften hilft Bäko, indem sie informiert und Tipps zur Verwendung sowie eine Angabe der Inhaltsstoffe liefert“, so Veltmann. Zudem seien Verbundgruppen durch ihre besondere Konstruktion sehr interessant: „Sie sind als Genossenschaft nicht an Gewinnmaximierung orientiert und schütten ihren Ertrag zu großen Teilen an die Mitglieder aus, die dadurch noch einmal profitieren.“

Gute Konditionen aushandeln

Wer genau weiß, was er will, kann im Einkauf auch als Solist viel herausholen. Dirk Schwegler in Fellbach bei Stuttgart bestellt prinzipiell vor Ort. „Mir ist wichtig, orts- und regionalbezogen zu kaufen“, sagt der Malermeister, der mit 15 Mitarbeitern gut eine Million Euro Jahresumsatz erzielt. „Auch, da die Händler meine jetzigen oder künftigen Kunden sind.“ Er positioniert sich im direkten Gespräch als verlässlicher Kunde und handelt gute Rahmenbedingungen aus. Die Erfahrungen sind positiv. Büromaterial wie Druckerkartuschen, Papier oder Stifte etwa liefert sein Händler direkt in den Betrieb. „Für die am häufigsten bestellten Artikel vereinbaren wir den Preis jährlich neu“, so Schwegler. Das lohnt sich auch finanziell: Er zahlt fünf bis acht Prozent weniger als bei Onlinebestellungen.

In bestimmten Bereichen aber würde der Firmenchef trotz theoretischer Einsparmöglichkeiten nie das Risiko eingehen, dass etwas nicht klappt: Für die IT-Anlage mit drei PCs verlässt er sich – ebenso wie SDN-Geschäftsführer Alexander Buschle – auf einen Fachmann in der Nähe. Der spielt Updates auf, kümmert sich um den Server und ist bei Problemen innerhalb eines halben Tages im Betrieb.

Beschaffungsstrategie

Auf diese Besonderheiten sollten Sie beim Einkauf achten

ONLINEHÄNDLER: eignen sich für viele Büroartikel oder Verbrauchsgüter und bieten sehr günstige Konditionen. Studieren Sie die AGB und achten Sie darauf, ob der Shop ein kosten- oder portofreies Rücksenderecht einräumt und ob die Gewährleistungsfrist zwei Jahre beträgt. Untersuchen Sie die Ware beim Eingang und geben Sie dem Zusteller beschädigte Teile wieder mit.

LOKALE EINZELHÄNDLER: lassen bei den Konditionen mit sich reden, wenn das Gespräch gut vorbereitet ist. Wer Vergleichspreise recherchiert hat, kann Rahmenverträge zu ähnlich guten Konditionen wie bei Onlinehändlern abschließen. Sinnvoll ist der Einkauf vor Ort vor allem bei Produkten, die später Service und Wartung erfordern. Wer IT-Anlagen und Software zusammen beschafft, erhält oft eine bessere Gewährleistung als bei getrennter Bestellung.

VERBUNDGRUPPEN: oder Einkaufsgenossenschaften bekommen wegen ihres hohen Ordervolumens bessere Konditionen als einzelne Kunden und geben diesen Preisvorteil größtenteils an ihre Mitglieder weiter. Außerdem können Genossenschaften ihre Mitglieder beim Einkauf gut beraten, weil sie Eigenheiten und Anforderungen der Branche beziehungsweise des Unternehmens berücksichtigen. Mehr Informationen gibt es unter www.mittelstandsverbund.de.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2016

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