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Betriebsausflug! Willkommene Abwechslung

Gemeinsame Veranstaltungen fördern Teamgeist und Motivation. Wer seine Firmenfeiern oder -reisen richtig plant, kann die Ausgaben dafür weitgehend von der Steuer absetzen und so die Kostenbelastung der Teilnehmer minimal halten.

Text: Angelika Knop


Die Mitarbeiter der Firma Janssen Sanitär + Heizung in Heidelberg haben schon viel erlebt: Klettern im Hochseilgarten und Spurensuchen beim Geocaching. Floßfahrt und Segway-Ausflug. Besuch einer Bierbrauerei und einer Weinprobe. Jedes Jahr laden Stefanie und Wolfgang Wurster, die 2002 den Betrieb übernommen haben, ihre Beschäftigten zu einem Ausflug ein – oft mit Anhang, alle zwei Jahre mit Übernachtung. Bei so einer Reise entstand auch die WhatsApp-Gruppe „Firmenausflug Janssen“, in der die Teilnehmer nun Geburtstage sowie andere Erlebnisse teilen. „Bei uns geht es ohnehin familiär zu, aber nach einem Ausflug fühlen wir uns noch ein wenig mehr einander verbunden“, sagt Stefanie Wurster. „Ein gutes Betriebsklima ist viel wert im Handwerk, wo mancher Firmenchef wohl bald mehr um Arbeitskräfte werben muss als um Kunden.“ Ihrer Erfahrung nach kommen gemeinsame Aktivitäten gut bei der Belegschaft an, etwa ein selbst gebautes Floß zu Wasser zu lassen.

Bei Kosten die Details beachten

Viele Unternehmer nutzen Betriebsfest und Firmenausflug als Instrument der Mitarbeitermotivation und -bindung, weil sich darin die Besonderheit einer Organisation ausdrücken kann. Da gibt es den Seifenkisten-Grand-Prix als Teamevent, gemeinsame Trommelkurse für sonst eher „taktlose“ Gesellen oder einfach nur den bayerischen Hüttenabend auf der Alm, wo alle Kollegen die Seele baumeln und es sich in entspannter Atmosphäre gut gehen lassen können.

Mal organisiert die Sekretärin, mal wird bei Spezialanbietern gebucht, oft Pakete mit Funsportarten und Teambuildingkursen inklusive Transport sowie Auswertung. Aber egal, ob internes Konzept oder externe Dienstleistung, derartige Veranstaltungen kosten Geld – und zwar nicht nur das Unternehmen, sondern manchmal auch die Mitarbeiter. Jeder Firmenchef sollte deshalb bei der Planung einer Veranstaltung die finanziellen Details mit seinem Steuerberater besprechen. Nur so lässt sich klären, ob die Ausgaben sich tatsächlich komplett absetzen lassen oder die Vorsteuer zum Abzug gebracht werden darf. Und – ganz besonders wichtig – ob für die Teilnehmer eine Kostenbelastung entsteht.

Steuer- und abgabenfrei gönnt der Fiskus einem Mitarbeiter für Betriebsausflüge und -feiern maximal 110 Euro im Jahr. Zu berücksichtigen sind die gesamten Kosten, also alle Leistungen, die der Betrieb kauft – vom Reisebus für den Transport über die Saalmiete und Verpflegungskosten am Ort der Veranstaltung bis zu den Geschenktütchen für die Gäste. Die Summe wird durch die Zahl der Anwesenden geteilt, eine Begleitperson dann dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Liegen die Aufwendungen bei 60 Euro pro Kopf, entfallen 120 Euro auf einen Beschäftigten, der mit Lebenspartner oder Kind teilnimmt. Das sind zehn Euro über dem Freibetrag, die später als geldwerter Vorteil auf der Lohnabrechnung stehen. Darauf entfallen Steuern und Sozialabgaben – es sei denn, der Arbeitgeber übernimmt dafür die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent, so wie die Firma Janssen. „Wir wollen unseren Mitarbeitern ein Wohlfühlpaket bieten“, erklärt Stefanie Wurster. „Sie sollen sich zurücklehnen und über nichts Gedanken machen.“

Reise mit Schulung kombinieren

Um bei großen Aktionen die Kostenbeteiligung der Beschäftigten oder die pauschale Lohnsteuer durch den Arbeitgeber möglichst gering zu halten, ist es ratsam, einen Teil der Veranstaltung als Fortbildungsmaßnahme zu planen, die komplett als Betriebsausgabe zählt. So beginnt etwa der Wochenendausflug bei Janssen oft freitags mit Firmenbesichtigung und Schulung bei einem Sanitärhersteller. Drücken lassen sich die Gesamtkosten auch, wenn die Mitarbeiter in Eigenregie anreisen. Solche Details sollten genau mit dem Steuerberater besprochen und dann beispielsweise die zeitlichen Anteile von Fortbildung und Betriebsausflug exakt dokumentiert werden.

Ist ein Unternehmen in der richtigen Branche tätig, sind Ausflüge in entferntere Gegenden drin. Die viventura GmbH mit Sitz in Berlin verband im November 2015 Arbeit und Vergnügen bei einem Abstecher nach Brasilien. Der auf Südamerika spezialisierte Reiseveranstalter verlegte seine Aktivitäten für zwei Wochen ins Fischerdorf Arraial do Cabo und holte dort 60 Mitarbeiter aus Europa und Südamerika zum Kennenlernen, Austauschen und zur gemeinsamen Zielplanung zusammen. Das Tagesgeschäft erledigten sie per Telefon und Internet, in der Freizeit lernten sie Land und Leute kennen. Jeder Mitarbeiter zahlte einen Eigenanteil für sich und den Aufenthalt für Familienmitglieder sowie Urlaubstage, mit denen davor oder danach verlängert werden konnte. Die Reise war eine Belohnung für erreichte Umsatzziele. Von Südamerika können die Janssen-Beschäftigten nur träumen – im Handwerk geht es eben bodenständiger zu als in der Reisebranche. Aber Stefanie und Wolfgang Wurster haben schon den nächsten Ausflug geplant. Es geht nach Düsseldorf zum Werksbesuch bei einem Sanitärhersteller. Und anschließend gibt es wieder ein spannendes Unterhaltungsprogramm.

Rechtsrahmen

Das müssen Sie bei Fahrten und Feiern beachten

Voraussetzung: Steuerlich begünstigt sind Veranstaltungen, die allen Mitarbeitern des Betriebs oder einer Abteilung offenstehen, nicht aber Belohnungen nur für ausgewählte Beschäftigte.

Freibetrag: Ohne Abzüge dürfen Unternehmer jedem Mitarbeiter bis zu 110 Euro und maximal zwei Veranstaltungen im Jahr spendieren. Für jeden Cent mehr zahlt der Arbeitgeber eine Lohnsteuerpauschale von 25 Prozent oder der Begünstigte Steuern und Sozialabgaben. Der Vorsteuerabzug entfällt für die ganz Summe.

Gesamtkosten: Interner Aufwand, etwa zur Vorbereitung, bleibt unberücksichtigt. Zählen An- und Abreise nicht zur Veranstaltung, können die Ausgaben getrennt geltend gemacht werden.

Kostenaufteilung: Wird ein Ausflug mit einer Fortbildung kombiniert, etwa einem Fachseminar oder Teamentwicklungsprojekt, sind die beruflich veranlassten Kosten für die Mitarbeiter steuer- und abgabenfrei, der Arbeitgeber kann Vorsteuer geltend machen. Der Anteil muss mit Zeitplänen und getrennten Rechnungen belegt werden, was mit dem Steuerberater zu klären ist.

Unfallversicherung: Der Schutz greift, wenn alle Beschäftigten des Betriebs/der Abteilung eingeladen und mindestens 20 Prozent anwesend sind – von Beginn bis Ende der Veranstaltung sowie auf dem direkten Hin- und Rückweg. Wer zu viel Alkohol trinkt, kann den Schutz verlieren.

Umfassende Unterstützung: DATEV-Lösungen unterstützen Sie beim ganzen Prozess der Reisekostenabrechnung. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder informieren Sie sich unter www.datev.de/reisekosten.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2016

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