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Elek­tro­ni­sche Betriebs­prü­fung und ELStAM verschoben, ELENA gestoppt

Die Digi­ta­li­sie­rung der Kommu­ni­ka­tion zwischen staat­li­chen Insti­tu­tionen sowie Bürgern und Unter­nehmen schreitet unauf­haltsam voran. Dies ist auch sehr begrü­ßens­wert, insbe­son­dere unter Berück­sich­ti­gung des Büro­kra­tie­ab­baus. Bei drei aktu­ellen Projekten – die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) in der Sozi­al­ver­si­che­rung, das Verfahren der elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (ELStAM) und das Verfahren des elek­tro­ni­schen Entgelt­nach­weises (ELENA) – kam es jedoch zu erheb­li­chen Schwie­rig­keiten. Zwei dieser Projekte wurden verschoben, eins sogar gestoppt.


Elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) in der Sozi­al­ver­si­che­rung. Mit Wirkung vom 1. Januar 2012 sollte in der Sozi­al­ver­si­che­rung die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) einge­führt werden. Das Verfahren sieht die Annahme der zur Durch­füh­rung einer Betriebs­prü­fung nach § 28p SGB IV notwen­digen Arbeit­ge­ber­daten im elek­tro­ni­schen Verfahren vor. Die Arbeit­geber sollen im Rahmen des Verfah­rens euBP die Möglich­keit erhalten, die für die Prüfung rele­vanten Daten elek­tro­nisch anzu­lie­fern. Die vom Arbeit­geber über­mit­telten Daten werden mithilfe einer Prüf­soft­ware analy­siert und die daraus gewon­nenen Ergeb­nisse als Hinweise für die Prüfung genutzt. Ziel ist es, die Prüf­dauer bei den einzelnen Prüf­stellen auf das erfor­der­liche Mindestmaß zu redu­zieren; unter Umständen kann eine Prüfung vor Ort gänz­lich entfallen. Über den Umfang der für den Zweck der Betriebs­prü­fung zu über­mit­telnden Daten enthält das Gesetz keine konkreten Aussagen. Hier dürfte die Ursache der Verschie­bung zu finden sein. Die Renten­ver­si­che­rung erwartet nicht nur die Zahlen aus den Berei­chen Lohn/ Gehalt, sons­tige Zahlungen an die Arbeit­nehmer, Entgelt­arten, Beitrags­gruppen, Melde­daten und Soll­stel­lungen der Einzugs­stellen, sondern auch die Buchungen aus der Finanz­buch­hal­tung. Die Pilot­phase, ursprüng­lich ab Oktober 2011 geplant, startet nun voraus­sicht­lich erst im Januar 2012. Flächen­de­ckend wird das Verfahren daher voraus­sicht­lich erst ab 1. Januar 2013 erfolgen können.

Verfahren der elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (ELStAM).

Der Start­termin des neuen Verfah­rens der elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (ELStAM) wurde aufgrund uner­war­teter tech­ni­scher Schwie­rig­keiten auf den 1. Januar 2013 verschoben.

Das Lohn­steu­er­ab­zugs­ver­fahren sollte auf ein elek­tro­ni­sches Verfahren umge­stellt werden. Die OFD Karls­ruhe weist im Rahmen eines Infor­ma­ti­ons­schrei­bens für Arbeit­geber vom 30. November 2011 darauf hin, in welchen Fällen tatsäch­lich eine Beschei­ni­gung für den Lohn­steu­er­abzug im Jahr 2012 notwendig ist.

Gültig­keit der Lohn­steu­er­karte 2010 / Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 im Jahr 2012: Die Lohn­steu­er­karte 2010 sowie eine vom Finanzamt ausge­stellte Beschei­ni­gung für den Lohn­steu­er­abzug 2011 (sog. Ersatz­be­schei­ni­gung 2011) und die darauf einge­tra­genen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (Steu­er­klasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hinzu­rech­nungs­be­trag, Reli­gi­ons­merkmal, Faktor) bleiben weiterhin gültig. Die dort enthal­tenen Daten sind der Berech­nung der Lohn­steuer im Jahr 2012 zugrunde zu legen.

Keine Ände­rung gegen­über 2010/2011. Kein Hand­lungs­be­darf: Werden sich die auf der Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 einge­tra­genen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male des Arbeit­neh­mers im Jahr 2012 nicht ändern, müssen Arbeit­nehmer und Arbeit­geber nichts Weiteres veran­lassen. Die dem Arbeit­geber vorlie­genden Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male gelten fort.

Aufbe­wah­rungs­pflicht der Lohn­steu­er­karte 2010 / Ersatz­be­schei­ni­gung 2011. Der Arbeit­geber darf die Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 im Über­gangs­zeit­raum nicht vernichten und hat sie dem Arbeit­nehmer bei Been­di­gung des Arbeits­ver­hält­nisses im Über­gangs­zeit­raum 2012 zur Vorlage bei einem neuen Arbeit­geber auszu­hän­digen.

Was tun bei Ände­rung der Verhält­nisse gegen­über 2010/2011? Weichen die auf der Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 einge­tra­genen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male von den tatsäch­li­chen Verhält­nissen zu Beginn des Jahres 2012 ab (z. B. Zahl der Kinder­frei­be­träge), kann der Arbeit­nehmer dem Arbeit­geber des ersten Dienst­ver­hält­nisses die im Über­gangs­zeit­raum 2012 anzu­wen­denden Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male aus Verein­fa­chungs­gründen auch anhand folgender amtli­cher Beschei­ni­gungen nach­weisen:

  • Mittei­lungs­schreiben des Finanz­amts zur „Infor­ma­tion über die erst­mals elek­tro­nisch gespei­cherten Daten für den Lohn­steu­er­abzug (elek­tro­ni­sche Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male)“ oder
  • Ausdruck des Finanz­amts mit den ab dem 1.1.2012 gespei­cherten elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­malen.

Das Mittei­lungs­schreiben und der Ausdruck des Finanz­amts sind für den Arbeit­geber jedoch nur dann maßge­bend, wenn ihm gleich­zeitig die Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 für das erste Dienst­ver­hältnis des Arbeit­ge­bers vorliegt (Steu­er­klassen I bis V). Legt der Arbeit­nehmer das Mittei­lungs­schreiben oder den Ausdruck des Finanz­amts dem Arbeit­geber vor, sind allein die darin ausge­wie­senen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male für den Lohn­steu­er­abzug maßge­bend. Diese verein­fachte Nach­weis­mög­lich­keit besteht auch dann, wenn der Arbeit­nehmer im Kalen­der­jahr 2012 in ein neues erstes Dienst­ver­hältnis wech­selt. Allein eine Mittei­lung des Arbeit­neh­mers, weiterhin gültige Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male für das Kalen­der­jahr 2012 zu seinen Ungunsten zu ändern („Ände­rung auf Zuruf“), reicht zur Anwen­dung für den Lohn­steu­er­abzug durch den Arbeit­geber nicht aus. Falls die Angaben in dem Mittei­lungs­schreiben nicht zutref­fend sind, kann der Arbeit­nehmer beim Finanzamt eine Ände­rung bean­tragen. Der Nach­weis der gültigen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male kann dann gegen­über dem Arbeit­geber durch den vom Finanzamt auf Antrag zu ferti­genden Ausdruck der ab dem Jahr 2012 gültigen ELStAM geführt werden. Falls der Arbeit­nehmer erst­mals für 2012 eine Ände­rung der Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (Steu­er­klasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hinzu­rech­nungs­be­trag, Reli­gi­ons­merkmal, Faktor) bean­tragt, kann der Nach­weis der gültigen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male gegen­über dem Arbeit­geber eben­falls durch den vom Finanzamt auf Antrag zu ferti­genden Ausdruck der ab dem Jahr 2012 gültigen ELStAM geführt werden.

Keine Lohn­steu­er­karte 2010/Ersatzbescheinigung 2011 vorhanden. Arbeit­nehmer ohne Lohn­steu­er­karte 2010 oder Ersatz­be­schei­ni­gung 2011, die im Über­gangs­zeit­raum 2012 (erst­mals) ein Beschäf­ti­gungs­ver­hältnis aufnehmen, müssen beim Finanzamt eine „Beschei­ni­gung für den Lohn­steu­er­abzug 2012“ bean­tragen. Diese Beschei­ni­gung ist dem Arbeit­geber vorzu­legen.

Verfahren des elek­tro­ni­schen Entgelt­nach­weises (ELENA). Mit dem ELENA-Gesetz wurde 2009 ein Verfahren beschlossen, das Anträge auf Sozi­al­leis­tungen verein­fa­chen und beschleu­nigen sollte. Am 2.12.2011 wurde das Gesetz zur Aufhe­bung von Vorschriften zum Verfahren des elek­tro­ni­schen Entgelt­nach­weises (ELENA) im Bundes­ge­setz­blatt verkündet und trat damit am 3.12.2011 in Kraft. Ab diesem Zeit­punkt entfällt die Pflicht des Arbeit­ge­bers, monat­liche Meldungen zu Entgelt­daten im ELENA-Verfahren an die Zentrale Spei­cher­stelle zu erstatten. Gleich­zeitig werden keine Arbeit­neh­mer­daten mehr ange­nommen und alle bisher gespei­cherten Daten werden unver­züg­lich gelöscht.

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