Fachartikel & News

Die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung durch die Deut­sche Renten­ver­si­che­rung

Der Gesetz­geber hat mit dem Vierten Gesetz zur Ände­rung des Vierten Buches Sozi­al­ge­setz­buch und anderer Gesetze vom 22. Dezember 2011 (BGBl. I S. 3057) den gesetz­li­chen Rahmen für eine elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung durch die Renten­ver­si­che­rungs­träger geschaffen.


Nach dieser Vorschrift prüfen die Träger der Renten­ver­si­che­rung bei den Arbeit­ge­bern, ob diese ihre Melde­pflichten und ihre sons­tigen Pflichten nach dem SGB, die im Zusam­men­hang mit dem Gesamt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag (Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeits­losen- und Pfle­ge­ver­si­che­rung) und den Umla­ge­bei­trägen nach dem Aufwen­dungs­aus­gleichs­ge­setz stehen, ordnungs­gemäß erfüllen; sie prüfen insbe­son­dere die Rich­tig­keit der Beitrags­zah­lungen und der Meldungen. Prüfungen erfolgen mindes­tens alle 4 Jahre. Die Renten­ver­si­che­rungs­träger prüfen außerdem auch die recht­zei­tige und voll­stän­dige Entrich­tung der Künst­ler­so­zi­al­ab­gabe (seit 2007), die Zahlung der Insol­venz­geld­um­lage und den Insol­venz­schutz von Wert­gut­haben (seit 2009) sowie die Zahlung der Beiträge zur Unfall­ver­si­che­rung (seit 2010).

Das Verfahren „elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung” (euBP).

Künftig erhalten die Arbeit­geber und Steu­er­be­rater im Rahmen des Verfah­rens „elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung” (euBP) die Möglich­keit, die prüfungs­re­le­vanten Daten elek­tro­nisch abzu­geben. Die vom Arbeit­geber über­mit­telten Daten werden mithilfe einer Prüf­soft­ware analy­siert und die daraus gewon­nenen Ergeb­nisse als Hinweise für die Betriebs­prü­fung genutzt.

Mit § 9 Abs. 5 BVV hat der Gesetz­geber eine Rege­lung geschaffen, die es dem Arbeit­geber erlaubt, Entgelt­un­ter­lagen auf maschi­nell verwert­baren Daten­trä­gern zu führen. Hieraus ergibt sich für die Renten­ver­si­che­rungs­träger die Möglich­keit und das Recht, im Rahmen einer Betriebs­prü­fung digi­tale Entgelt­un­ter­lagen zu prüfen.

Die euBP in der Praxis. Das Verfahren euBP wird allen Arbeit­ge­bern und Steu­er­be­ra­tern offen­stehen, ist jedoch nicht verpflich­tend. Eine Teil­nahme wird optional zur bisher prak­ti­zierten Form der Betriebs­prü­fung durch die Renten­ver­si­che­rungs­träger ange­boten. Die Renten­ver­si­che­rungs­träger können im Einver­nehmen mit dem Arbeit­geber verlangen, dass die Über­mitt­lung der erfor­der­li­chen Daten zum Zweck der Betriebs­prü­fung in einer einheit­lich vorge­ge­benen Struktur erfolgt. Ergeben sich bei der Auswer­tung der Abrech­nungs­daten des Arbeit­ge­bers und der gespei­cherten Daten der Sozi­al­ver­si­che­rungs­träger Hinweise, Unplau­si­bi­li­täten oder die Notwen­dig­keit der Einsicht­nahme einzelner Belege, kann dem bei der Prüfung vor Ort gezielt nach­ge­gangen werden. Die Arbeit­geber werden inso­fern entlastet, als im Vorfeld der Betriebs­prü­fung keine Unter­lagen mehr kopiert und zusam­men­ge­stellt werden müssen. Sofern die Betriebs­prü­fung mit den gelie­ferten Daten abge­schlossen werden kann, entfällt eine weitere Einsicht­nahme der Unter­lagen vor Ort.

Einheit­liche Schnitt­stelle (Datei­aufbau, Daten­sätze und -bausteine).Vor dem Hinter­grund der Viel­zahl an Abrech­nungs­pro­grammen und der damit verbun­denen hete­ro­genen Daten­struktur wurde eine einheit­liche Daten­satz­be­schrei­bung (Schnitt­stelle) für die Daten­an­lie­fe­rung vorge­sehen. Die Schaf­fung einer einheit­li­chen und verbind­li­chen Schnitt­stelle, die konkrete Vorgabe der erfor­der­li­chen Daten und deren Struktur ermög­licht einen für alle Betei­ligten nach­voll­zieh­baren Export der prüfre­le­vanten Daten aus den Abrech­nungs­sys­temen. Im Rahmen der Betriebs­prü­fung durch die Renten­ver­si­che­rung werden regel­mäßig die Lohn- und Gehalts­buch­hal­tung und das betrieb­liche Rech­nungs­wesen als Gegen­stand der Finanz­buch­hal­tung ange­spro­chen. Daher setzt sich die Schnitt­stel­len­be­schrei­bung aus diesen beiden Berei­chen zusammen. In der Praxis werden für die Lohn- und Gehalts­buch­hal­tung und das betrieb­liche Rech­nungs­wesen oft verschie­dene Abrech­nungs­pro­gramme genutzt. Folg­lich sind für die euBP die Daten (i. d. R. jeweils eine Datei) aus dem jewei­ligen System bereit­zu­stellen.

Die Erstel­lung der Datei orien­tiert sich an den bekannten Daten­über­mitt­lungs­ver­fahren im Bereich der Sozi­al­ver­si­che­rung. Zwischen dem Vorlauf­satz (VOSZ) und dem Nach­lauf­satz (NCSZ) werden die Kommu­ni­ka­ti­ons­in­for­ma­tionen und Produk­tiv­daten einge­bettet:

Der Daten­satz Kommu­ni­ka­tion enthält neben den Angaben zur Adres­sie­rung und zum Absender der Liefe­rung auch Infor­ma­tionen zur Produkt- und Modi­fi­ka­tions-ID (PROD-ID/ MOD-ID). Anhand dieser ID kann das verwen­dete system­ge­prüfte Abrech­nungs­system iden­ti­fi­ziert und auf die Zulas­sung zum Verfahren euBP geprüft werden. Im Bereich der Entgelt­buch­hal­tung werden diverse neue Daten­sätze (z. B. Stamm­daten Arbeit­nehmer) und, sofern zutref­fend, die entspre­chenden Daten­bau­steine (z. B. Knapp­schaft) gelie­fert. Die Daten der Finanz­buch­hal­tung werden mit dem Daten­satz Konten­bu­chungen (DSKB) über­mit­telt. Der DSKB enthält neben den einzelnen Buchungs­sätzen auch Infor­ma­tionen zum Vortrags-/Eröff­nungs­wert des jewei­ligen Kontos. Der DSKB ist für die im Prüf­zeit­raum bebuchten Konten zu erstellen; die Liefe­rung erfolgt inklu­sive Null­konten pro Wirt­schafts­jahr. Aus Gründen der Daten­spar­sam­keit hat die Deut­sche Renten­ver­si­che­rung gemeinsam mit der Bundes­ver­ei­ni­gung der Deut­schen Arbeit­ge­ber­ver­bände, der Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer und der Arbeits­ge­mein­schaft der Perso­nal­ab­rech­nungs-Soft­ware-Ersteller einen Mindest­um­fang der zunächst anzu­lie­fernden Buchungs­daten erar­beitet.

Daten­über­mitt­lungs­ver­fahren und Daten­an­nah­me­stelle. Die Über­sen­dung der Daten wird dem Unter­nehmen medi­en­bruch­frei im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra- Stan­dards (einheit­li­ches XML-basiertes Trans­port­ver­fahren) ermög­licht. Für das Verfahren euBP wird ausschließ­lich die Daten­stelle der Träger der Renten­ver­si­che­rung (DSRV) als Daten­an­nah­me­stelle tätig. Bei der DSRV wird wie auch im Verfahren bei Sofort­mel­dungen ein Kommu­ni­ka­ti­ons­server einge­richtet. Die Datei­über­tra­gung erfolgt über gesi­cherte und verschlüs­selte Über­tra­gungs­wege aus system­ge­prüften Abrech­nungs­pro­grammen. Die Anbin­dung maschi­neller Ausfüll­hilfen (z. B. SV-net) ist nicht vorge­sehen. Der Arbeit­geber kann für die Daten­über­mitt­lung das vorhan­dene ITSG-Zerti­fikat nutzen, sofern dieses von der ITSG für die euBP zuge­lassen wurde.

System­un­ter­su­chung.Zur Sicher­stel­lung eines ordnungs­ge­mäßen Betriebs werden ausschließ­lich zerti­fi­zierte Entgeltab­rech­nungs­sys­teme unter­stützt. In die „Gemein­samen Grund­sätze für die Unter­su­chung von Entgeltab­rech­nungs­pro­grammen und Ausfüll­hilfen (System­un­ter­su­chung) und die Daten­wei­ter­lei­tung inner­halb der Sozi­al­ver­si­che­rung nach § 22 DEÜV” vom 27. Oktober 2011 in der vom 1. Januar 2012 an geltenden Fassung wurde die euBP als frei­wil­liges Zusatz­modul aufge­nommen.

Daten­schutz und Daten­si­cher­heit.Die Daten werden beim Unter­nehmen ausschließ­lich zum konkreten Zweck der Durch­füh­rung der einzelnen Betriebs­prü­fung nach § 28p SGB IV über­mit­telt. Eine regel­mäßig wieder­keh­rende Daten­über­mitt­lung oder eine Bevor­ra­tung der Arbeit­ge­ber­daten erfolgt nicht. Über das Abruf­ver­fahren im Rahmen des eXTra- Stan­dards kann sich der Arbeit­geber jeder­zeit über den aktu­ellen Stand der Verar­bei­tung seiner Daten erkun­digen. Nach Abschluss des Verfah­rens beim Renten­ver­si­che­rungs­träger (Bestands­kraft des Bescheids) werden die Daten auto­ma­tisch gelöscht. Der Arbeit­geber kann ein Lösch­pro­to­koll im eXTra-Stan­dard abrufen.

Pilot­phase.Mit Inkraft­treten der gesetz­li­chen Grund­lage hat die Pilot­phase mit einzelnen Arbeit­ge­bern begonnen. Eine Pilo­tie­rung in größerem Umfang ist ab Juli 2012 geplant. Der flächen­de­ckende Einsatz wird am 1. Januar 2013 beginnen.


Quelle: SUMMA SUMMARUM Ausgabe 01/2012, Deut­sche Renten­ver­si­che­rung Bund, Ruhr­straße 2, 10709 Berlin.

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!