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Perso­nal­ma­nage­ment: planen wie Napo­leon

Sind die Beschäf­tigten quali­fi­ziert und moti­viert, ist das Unter­nehmen schlag­kräftig. Mit der rich­tigen Soft­ware lassen sich die mitar­bei­ter­be­zo­genen Daten optimal verwalten und Frei­räume für die stra­te­gi­sche Perso­nal­ar­beit schaffen.

Autor: Chris­tiane Schneider


Welcher Firmen­chef kennt das nicht? Ständig fallen im Perso­nal­be­reich irgend­welche Verwal­tungs­tä­tig­keiten an, die sich nicht aufschieben lassen. Mal gilt es einen Arbeits­ver­trag zu erstellen, dann wieder eine Perso­nal­akte zu aktua­li­sieren oder die Urlaubs­konten zu kontrol­lieren und auf den letzten Stand zu bringen. Sicher alles wich­tige Dinge – aber oft stehlen diese alltäg­li­chen Aufgaben dem Unter­nehmer die Zeit, sich mit zukunfts­ori­en­tierten Perso­nal­fragen zu beschäf­tigen. Dabei müsste er sich viel inten­siver den stra­te­gi­schen Themen widmen, beispiels­weise der Weiter­bil­dung seiner Mitar­beiter, der Suche nach Fach­kräften oder der Verbes­se­rung der inner­be­trieb­li­chen Zusam­men­ar­beit. Hier setzen die DATEV-Lösungen für das Perso­nal­ma­nage­ment an. Sie leisten Unter­stüt­zung bei der schnellen und einfa­chen Erle­di­gung vieler Routi­ne­tä­tig­keiten. Darüber hinaus erleich­tern sie anspruchs­volle Akti­vi­täten im Perso­nal­be­reich, etwa das Bewer­ber­ma­nage­ment.

Termine im Blick behalten. Der opti­male Einstieg in eine effi­zi­ente Perso­nal­ar­beit ist das DATEV Personal-Manage­ment­system classic. Die Soft­ware dient unter anderem zur Urlaubs- und Fehl­zei­ten­ver­wal­tung, zur Termin­über­wa­chung oder zur Doku­men­ta­tion und Verwal­tung aller wich­tigen Perso­nal­daten. Mit ihr lässt sich beispiels­weise das gesamte Urlaubs­konto führen, vom Urlaubs­an­spruch bis zur Ermitt­lung des Rest­ur­laubs. Gebucht werden Urlaub und Fehl­zeiten dabei per Maus­klick im grafi­schen Kalender, der die entspre­chenden Einträge über­sicht­lich als Zeit­strahl anzeigt. Zusätz­lich lassen sich Vertre­ter­re­ge­lungen fest­legen und so Über­schnei­dungen oder Perso­nal­eng­pässe vermeiden.

Auch wich­tige Einzel­ter­mine können mit der DATEV-Lösung doku­men­tiert werden. Die Erin­ne­rung an das 25-jährige Dienst­ju­bi­läum eines Beschäf­tigten mag eher ein Beitrag zum guten Betriebs­klima sein. Hinweise auf das Ende einer Probe­zeit oder die Erneue­rung einer Arbeits­er­laubnis aber sind arbeits­recht­lich sehr wich­tige Termine, die kein Firmen­chef in der Hektik des Tages­ge­schäfts über­sehen darf. Dafür sorgt die DATEV-Lösung zuver­lässig. Über soge­nannte Termin­aus­löser defi­niert der Anwender einmalig eine Wieder­vor­lage. Die jewei­ligen Termine werden dann in der Wieder­vor­lage zu den gewählten Vorlauf­fristen ange­zeigt. Auf Wunsch kann auch noch eine Outlook-Erin­ne­rung akti­viert werden.

Daten nur einmal eingeben. Ein weiterer Vorteil von DATEV Personal-Manage­ment‑
system classic: Die Lösung sammelt zentral Mitar­bei­ter­in­for­ma­tionen, die sonst in verschie­denen Systemen verstreut sind, von der Perso­nal­akte über das Lohn­pro­gramm bis zu eigens für bestimmte Zwecke ange­legte Excel-Tabellen. In der elek­tro­ni­schen Perso­nal­akte stehen alle mitar­bei­ter­be­zo­genen Infor­ma­tionen zentral und über­sicht­lich struk­tu­riert zur Verfü­gung, das doppelte Pflegen von Daten oder das Suchen in unter­schied­li­chen Abla­ge­be­ständen hat ein Ende. Darüber hinaus lassen sich diese Daten für weitere Aktionen nutzen, etwa zur Erstel­lung eines Seri­en­briefs oder um Zeugnis und
Arbeits­ver­trag anzu­fer­tigen. Zugleich garan­tiert die Programm­ver­bin­dung zu den
DATEV-Lohn­pro­grammen, dass Mitar­bei­ter­stamm­daten nur einmal erfasst werden müssen.

Noch mehr Zeit für stra­te­gi­sche Perso­nal­themen gewinnt der Firmen­chef, wenn er das DATEV Personal-Manage­ment­system comfort/comfortplus einsetzt. Das modular aufge­baute Programm enthält weitere Funk­tionen, die für zusätz­liche Unter­stüt­zung in der Perso­nal­ab­tei­lung sorgen.

Personal gezielt auswählen. Mit dem Modul zum Bewer­ber­ma­nage­ment beispiels­weise lässt sich der gesamte Bewer­bungs­pro­zess ausge­spro­chen ressour­cen­spa­rend orga­ni­sieren, vom Ausschreiben einer offenen Stelle über die Bewer­ber­kor­re­spon­denz bis zur Einstel­lung. Der Abgleich zwischen den Quali­fi­ka­tionen des Bewer­bers und dem Anfor­de­rungs­profil erleich­tert zudem die Auswahl des passenden Kandi­daten. Darüber hinaus können im System die Angaben zu Ausbil­dung und Quali­fi­ka­tion der Mitar­beiter gepflegt werden. Diese Infor­ma­tionen lassen sich unter anderem mit dem Soll­profil einer offenen Stelle verglei­chen, um so im eigenen Unter­nehmen eine geeig­nete Beset­zung zu finden. Die Suche nach bestimmten Fähig­keiten oder Quali­fi­ka­tionen ist eben­falls möglich. Wird beispiels­weise für ein Projekt ein Mitar­beiter mit Spanisch­kennt­nissen benö­tigt, zeigt das Programm alle dafür infrage kommenden Arbeit­nehmer an. Da die DATEV-Lösungen für das Perso­nal­ma­nage­ment unab­hängig von der Branche oder der Unter­neh­mens­größe sind, lassen sie sich sehr flexibel einsetzen. Ihr modu­larer Aufbau ermög­licht es, eine Lösung ganz nach indi­vi­du­ellen Anfor­de­rungen zusam­men­zu­stellen.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 12/2012

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