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Mindest­an­for­de­rungen für ein ordnungs­ge­mäßes Fahr­ten­buch

Ein Fahr­ten­buch ermög­licht die Zuord­nung von Fahrten zur betrieb­li­chen und beruf­li­chen Sphäre. Die Aner­ken­nung eines Fahr­ten­buchs ist jedoch regel­mäßig ein Streit­punkt mit der Finanz­ver­wal­tung. Um solche Strei­tig­keiten zu vermeiden, sind bestimmte Grund­sätze und Mindest­an­for­de­rungen für ein ordnungs­ge­mäßes Fahr­ten­buch zu beachten.


Grund­sätze zum Fahr­ten­buch. Ein Fahr­ten­buch muss laufend, also zeitnah, geführt werden. Es ist zudem in geschlos­sener Form zu führen, es dürfen also nicht einzelne Zettel verwendet werden.

Mindestan­gaben eines Fahr­ten­buchs.Ein Fahr­ten­buch muss mindes­tens folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Kilo­me­ter­stand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/ beruf­lich veran­lassten Fahrt,
  • Reise­ziel,
  • Reise­zweck und aufge­suchte Geschäfts­partner,
  • Umwegfahrten.

Berufs­spe­zi­fisch bedingte Erleich­te­rungen.Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der beson­deren Umstände im Einzel­fall die betriebliche/berufliche Veran­las­sung der Fahrten und der Umfang der Privat­fahrten ausrei­chend darge­legt sind und Über­prü­fungs­mög­lich­keiten nicht beein­träch­tigt werden. So sind z. B. folgende berufs­spe­zi­fisch bedingte Erleich­te­rungen möglich:

  • Handels­ver­treter, Kurier­dienst­fahrer, Auto­ma­ten­lie­fe­ranten und andere Steu­er­pflich­tige, die regel­mäßig aus betrieblichen/ beruf­li­chen Gründen große Stre­cken mit mehreren unter­schied­li­chen Reise­zielen zurück­legen: Zu Reise­zweck, Reise­ziel und aufge­suchtem Geschäfts­partner ist anzu­geben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfer­nungen zwischen den verschie­denen Orten sind nur bei größerer Diffe­renz zwischen direkter Entfer­nung und tatsäch­lich gefah­renen Kilo­me­tern erfor­der­lich.
  • Taxi­fahrer: Bei Fahrten eines Taxi­fah­rers im sog. Pflicht­fahr­ge­biet ist es in Bezug auf Reise­zweck, Reise­ziel und aufge­suchtem Geschäfts­partner ausrei­chend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamt­heit dieser Fahrten den Kilo­me­ter­stand anzu­geben mit der Angabe „Taxi­fahrten im Pflicht­fahr­ge­biet“ o. Ä. Wurden Fahrten durch­ge­führt, die über dieses Gebiet hinaus­gehen, kann auf die genaue Angabe des Reise­ziels nicht verzichtet werden.
  • Fahr­lehrer: Für Fahr­lehrer ist es ausrei­chend, in Bezug auf Reise­zweck, Reise­ziel und aufge­suchten Geschäfts­partner „Lehr­fahrten“, „Fahr­schul­fahrten“ o. Ä. anzu­geben.

Werden regel­mäßig dieselben Kunden aufge­sucht, wie z. B. bei Liefer­ver­kehr, und werden die Kunden mit Namen und (Liefer-) Adresse in einem Kunden­ver­zeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später iden­ti­fi­ziert werden können, bestehen zudem keine Bedenken, als Erleich­te­rung für die Führung eines Fahr­ten­bu­ches zu Reise­ziel, Reise­zweck und aufge­suchtem Geschäfts­partner jeweils zu Beginn und Ende der Liefer­fahrten Datum und Kilo­me­ter­stand sowie die Nummern der aufge­suchten Geschäfts­partner aufzu­zeichnen. Das Kunden­ver­zeichnis ist dem Fahr­ten­buch beizu­fügen. Für die Aufzeich­nung von Privat­fahrten genügen jeweils Kilo­me­ter­an­gaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs­stätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahr­ten­buch.

Ordnungs­mä­ßig­keit eines elek­tro­ni­schen Fahr­ten­buchs.Ein mit PC (elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch) geführtes Fahr­ten­buch ist nach der aktu­ellen Recht­spre­chung nur dann ordnungs­gemäß, wenn nach­träg­liche Ände­rungen tech­nisch ausge­schlossen sind oder zumin­dest doku­men­tiert werden. Eine mittels eines Compu­ter­pro­gramms erzeugte Datei, an deren bereits einge­ge­benem Daten­be­stand zu einem späteren Zeit­punkt noch Verän­de­rungen vorge­nommen werden können, ohne dass die Reich­weite dieser Ände­rungen in der Datei selbst doku­men­tiert und bei gewöhn­li­cher Einsicht­nahme in die Datei offen­ge­legt wird, ist kein ordnungs­ge­mäßes Fahr­ten­buch.

Aktu­elles Urteil zur Ordnungs­mä­ßig­keit eines Fahr­ten­buchs.Der Bundes­fi­nanzhof hat mit aktu­ellem Urteil vom 1. März 2012 VI R 33/10 entschieden, dass ein ordnungs­ge­mäßes Fahr­ten­buch insbe­son­dere Datum und Ziel der jewei­ligen Fahrten ausweisen muss und dass diesen Anfor­de­rungen nicht entspro­chen ist, wenn als Fahrt­ziele jeweils nur Stra­ßen­namen ange­geben sind, auch wenn diese Angaben anhand nach­träg­lich erstellter Auflis­tungen präzi­siert werden. In dem Streit­fall hatte die Klägerin, eine GmbH, ihrem Gesell­schaf­ter­ge­schäfts­führer F einen Dienst­wagen über­lassen. Sie begehrte im Rahmen der von ihr als Arbeit­ge­berin durch­zu­füh­renden Lohn­steu­er­an­mel­dung, den für die Dienst­wa­gen­über­las­sung anzu­set­zenden geld­werten Vorteil nicht mit der 1-%-Regelung, sondern auf Grund­lage der von F geführten Fahr­ten­bü­cher zu versteuern.

Die Fahr­ten­bü­cher wiesen aller­dings neben dem jewei­ligen Datum zumeist nur Orts­an­gaben auf (z. B. „F – A-Straße – F“, „F – B-Straße – F“), gele­gent­lich auch die Namen von Kunden (z. B. „F – XY – F“, „Firma – Z – F“) oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z. B. „F – Tanken – F“), außerdem den Kilo­me­ter­stand nach Been­di­gung der Fahrt und die jeweils gefah­renen Tages­ki­lo­meter. Diese Angaben ergänzte die Klägerin nach­träg­lich durch eine Auflis­tung, die sie auf Grund­lage eines von F hand­schrift­lich geführten Tages­ka­len­ders erstellt hatte. Diese Auflis­tung enthielt Datum, Standort und Kilo­me­ter­stand des Fahr­zeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt. Während das Finanzamt das Fahr­ten­buch als nicht ordnungs­gemäß beur­teilte, war die dagegen vor dem Finanz­ge­richt erho­bene Klage erfolg­reich. Das Finanz­ge­richt hielt das Fahr­ten­buch für ordnungs­gemäß. Die Kombi­na­tion aus hand­schrift­lich in einem geschlos­senen Buch einge­tra­genen Daten und der zusätz­li­chen per Compu­ter­datei erstellten erläu­ternden Auflis­tung reiche noch aus, um den durch die Nutzung des betrieb­li­chen Fahr­zeugs anzu­set­zenden geld­werten Vorteil indi­vi­duell zu berechnen.

Die dagegen gerich­tete Revi­sion des Finanz­amts war erfolg­reich.Der Bundes­fi­nanzhof verwarf das Fahr­ten­buch als nicht ordnungs­gemäß, weil die Fahrten darin nicht voll­ständig aufge­zeichnet sind. Eine solche voll­stän­dige Aufzeich­nung verlangt grund­sätz­lich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahr­ten­buch selbst. Dem genügten die Angaben im Streit­fall nicht, da sich aus ihnen weder die Ziel­adresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeich­nung waren weder Voll­stän­dig­keit noch Rich­tig­keit der Eintra­gungen gewähr­leistet. Ange­sichts dessen konnte es auch nicht ausrei­chen, die fehlenden Angaben durch eine erst nach­träg­lich erstellte Auflis­tung nach­zu­holen.

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